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Reportistica di Base

Panoramica

La Reportistica di base è un generatore di report potente ma semplice da usare, che dà la possibilità di creare report per l’organizzazione delle comunicazioni. I risultati possono essere utilizzati per migliorare il servizio clienti, creare programmi migliori per il personale ed aiutarti a comunicare in modo più efficiente sia internamente che con parti esterne.

Pagina Iniziale:        

Quando accedi nel sistema, sarai reindirizzato alla pagina iniziale. Da questa pagina hai facile accesso alle varie parti della Reportistica di Base.

Clicca sulle icone della schermata iniziale, oppure usa il menu per accedere alle differenti parti del sistema:

• Basic – Accedi ai report delle Statistiche di Base
• Advanced – Accedi ai Rapporti Avanzati. Se il tuo account non ha l’accesso ad Advanced, quando lo si clicca verrà visualizzato come disabilitato.
• My account – Visualizza o cambia le impostazioni per il tuo account.
• Saved reports – Vai all’archivio dei rapport salvati, Questi sono disponibili solo per gli utenti che dispongono di  Rapporti Avanzati.
• Help – Accesso al manual online.
• Account settings – Seleziona la pagina iniziale del tuo account.

Differenze nelle Funzionalità

L’Aiuto Integrato

Il Sistema dispone di risorse di aiuto integrate direttamente nell’interfaccia utente. E’ possibile cliccare su una delle qualsiasi icone informative  per mostrare un popup con una descrizione specifica del sistema.

Creare un report Base

I report di Base sono progettati in maniera semplice da apprendere ed utilizzare, mentre soddisfano i requisiti più comuni. Per accedere al Report di Base cliccare sull’icona nella pagina iniziale o navigare direttamente tramite il menu.

Seguire questi step per creare un Report di Base.

Selezionare I parametri del report.

Iniziare definendo il periodo che si desidera far coprire al report. Questo si ottiene cliccando sull’icona del calendario a destra delle date Da ed A, si aprirà un calendario dove è possibile selezionare il periodo di riferimento che si desidera includere. Si può cambiare mese ed anno utilizzando le frecce in alto.

Seleziona l’intervallo di tempo durante il giorno che desideri includere nel rapporto, cliccando sull’icona dell’orologio sulla destra.

Sotto le impostazioni della scheda ci sono opzioni aggiuntive per quali giorni della settimana devono essere inclusi, nonché il formato in cui desideri che i valori temporali come la durata delle chiamate siano impostati.

Selezionare il rapport che si vuole creare cliccando sul menu a tendina per visualizzare quelli disponibili, raggruppati in base al tipo d’obiettivo.

Esempio: Per creare un rapporto sull’id Utente, cliccare sulla sezione Id User per visualizzare tutti I rapport disponibili. 

Quando selezioni il rapporto nella lista, il Sistema caricherà tutti gli oggetti disponibili dal tuo account per quell rapporto.

Se c’è un gran numero di articoli nella lista, hai la possibilità di restringerla usando la funzione di filtro. Digitando nella casella di testo del filtro, gli obiettivi visibili saranno automaticamente limitati a quelli che corrispondono ai criteri inseriti. Nota, gli elementi selezionati sono sempre visibili anche se non corrispondono ai criteri correnti.

Quando hai selezionato uno o più obiettivi pe ril rapport, selezionando la casella di controllo a sinistra di ogni voce, apparirà un pulsante Esegui

Clicca sul pulsante Execute Report per creare il rapport con le impostazioni definite negli step precedent. Il rapporto verrà ora creato e, se il Sistema impiega più di un paio di secondi potresti vedere un messaggio di progresso durante il caricamento.

Lavorare con un rapporto caricato

Una volta che il rapport è creato e caricato, sarà visualizzato come un grafico e foglio di calcolo sotto la scheda dei risultati.

Descrizione della Colonna

Passando il mouse o cliccando su una qualsiasi delle intestazioni di Colonna nel foglio di calcolo o del grafico, si vedrà una descrizione del contenuto di quel valore del rapporto.  Questo è disponibile in tutto il Sistema, ed è accessibile ovunque siano presenti I valori del rapporto. 

Raggruppamento degli Intervalli

E’ possible visualizzare un rapporto caricato in un diverso raggruppamento d’intervalli, cliccando su uno dei pulsanti radio situati sopra il grafico.

Selezionando ad esempio il giorno della settimana, si possono visualizzare i risultati raggruppati per giorno anzichè per orari. I raggruppamenti di intervalli disponibili di un rapporto dipendono, dal period che questo copre.

Aggiornamento Automatico

Si può far in modo che una volta caricato il Rapporto, il Sistema lo ricarichi automaticamente ad un dato intervallo di tempo, selezionando la casella di aggiornamento automatico. Questo creerà automaticamente il rapporto all’intervallo con le ultime informazioni definite.

Esportare un rapporto in Excel o in altri formati di file

Per salvare il rapporto attualmente caricato, ad esempio, come file Excel, cliccare sulla scheda Esportazione selezionare il formato e ciò che esso deve contenere.

Puoi quindi scegliere se salvarlo come file direttamente dal tuo browser o se inviare il file come allegato a uno o più indirizzi e-mail.

I file esportati,  includono anche descrizioni di colonne incorporate che possono essere selezionate, passando il mouse sull’intestazione delle colonne o andando al foglio delle descrizioni.

Advanced Reporting

Una caratteristica chiave del Reporting Avanzato è che consente agli utenti di creare rapport in diversi raggruppamenti di risultati. Tutte le altre funzionalità sono le stesse indipendentemente dal raggruppamento di report corrente, e, questa guida è applicabile ai report in tutti i tipi di raggruppamento.

Funzione di aiuto incorporata

Il reporting ha una funzione di aiuto incorporata che dà agli utenti un facile accesso alle risorse direttamente al’interno del Sistema. Cliccando su una delle icone informative sparse per il Sistema,  verrà visualizzato un popup con informazioni su quella particolare funzione.

Alcune delle informazioni d’aiuto sono anche presentate come contenuto in linea nell’interfaccia utente.

Creare un Report con Advanced reporting

Aprire i Rapporti Avanzati

Vai alla sezione Advanced in reporting, attraverso la pagina iniziale o il menu.

Selezionare i parametri del rapporto.

Quando si entra nella pagina Advanced, verranno visualizzate le seguenti opzioni:

• Selezionare il periodo che il report deve coprire.  (Dalla scheda) Selezionare le date da inserire cliccando sull’icona del calendario sulla destra. 
• Selezionare l’intervallo di tempo che il report deve coprire.
• Selezionare in quale raggruppamento d’intervalli deve essere inizialmente presentato il rapporto. Il Gruppo d’intervallo può essere cambiato in seguito.
• Selezionare il formato in cui devono essere presentati i valori temporali coma la durata delle chiamate. Il default è hh:mm:ss (ore:minuti:secondi)
• Sotto la scheda aggiuntiva, c’è l’opzione di cambio impostazione dell’intervallo di tempo. Il valore d’intervallo predefinito è do 30 minuti.
• Selezionare nell’apposita scheda il tipo di rapport che si vuole creare. Per uteriori informazioni sui rapporti disponibili in Meridix Basic, consultare la sezione Tipi di Rapporto.
• Selezionare il raggruppamento di risultati in cui il rapport deve essere creato. Si possono vedere gli esempi delle diverse opzioni di raggruppamento all’inizio di questa pagina.
• Cliccare sull’icona nella scheda Obiettivi del Rapporto per selezionarli (I numeri su cui deve includere le informazioni)

Selezionare l’obiettivo del Rapporto

Sotto la scheda Obiettivi del Rapporto possono essere selezionati i numeri che esso deve includere. 

Gli obiettivi disponibili dipendono dal tipo di rapporto selezionato nello step precedente. Se è stato selezionato un rapport id utente, questa scheda conterrà solo obiettivi del tipo id utente etc… 

Seleziona uno o più obiettivi spuntando la casella di controllo a sinistra degli oggetti, per selezionarli tutti in una volta, spunta la casella di controllo in alto. Se c’è un gran numero di oggetti nella lista, la casella di testo del filtro può essere utilizzata per restringere il target visible. Inizia digitando I criteri del filtro nella casella per nascondere automaticamente tutti gli obiettivi che non corrispondono ai criteri. Nota che I target selezionati sono sempre visibili anche se non corrispondono ai criteri correnti.

Quando uno o più obiettivi sono stati selezionati (spuntati) un pulsante Crea rapporto sarà visibile sulla destra, cliccaci sopra per creare il rapporto. 

Il rapporto verrà ora creato. A seconda della durata del periodo, di quanti obiettivi sono inclusi e del numero di chiamate che il rapporto conterrà, possono essere necessari da un paio di secondi a qualche minuto per creare un rapporto. Se il rapporto impiega più di qualche secondo per essere creato, verrà caricata una pagina di caricamento che mostra il progresso attuale. Una volta che il processo di creazione del rapporto è completato dal sistema, il rapporto sarà caricato automaticamente nell'interfaccia utente

Lavorare con un rapport Caricato

Quando un report è stato creato, verrà caricato nell'interfaccia utente e nel menu saranno disponibili delle schede aggiuntive. Per impostazione predefinita, la scheda dei raggruppamenti di intervallo diventa attiva e può essere utilizzata per cambiare il raggruppamento di intervallo corrente del rapporto caricato. Il raggruppamento iniziale degli intervalli si basa sulla selezione fatta prima della creazione del report.

I raggruppamenti di intervallo disponibili dipendono dal periodo del report. Un periodo più breve che per esempio non si estende su più mesi non presenta l'alternativa del raggruppamento degli intervalli Anno e Mese ecc.

Il rapporto viene presentato sia come grafici che come foglio di calcolo. Alcuni rapporti contengono più colonne di quelle che è possibile visualizzare sullo schermo, quindi è necessario scorrere orizzontalmente per vederle tutte. Passando il mouse o cliccando sui nomi delle colonne nei grafici o nella riga di intestazione dei fogli di calcolo, viene visualizzata una descrizione della colonna contenente informazioni sul contenuto della stessa. Questa caratteristica è disponibile per tutte le colonne che sono presentate nel sistema.

Ulteriori opzioni saranno disponibili quando il rapporto viene caricato nell'interfaccia utente. Questa sezione descrive queste diverse opzioni.

Colonne Visibili

Sotto la scheda Colonne è possibile selezionare le colonne che il rapporto deve includere. Cliccando sui link delle combinazioni di colonne predefinite in basso, una di esse può essere impostata e poi modificata ulteriormente prima di essere applicata al rapporto. Quando sei soddisfatto delle tue combinazioni, clicca sul pulsante Aggiorna colonne visibili per aggiornare il rapporto.

Creare un Rapporto salvato (Rapporto di sottoscrizione)

Quando un rapporto è stato creato e personalizzato è possibile salvarlo come un rapporto di sottoscrizione (cioè un rapporto salvato) che può essere creato e inviato a uno o più indirizzi e-mail automaticamente in qualsiasi momento.

Nella scheda Salva rapporto può essere definito un rapporto salvato definendo un nome, i destinatari e il programma ricorrente per quando il rapporto deve essere inviato e cosa deve contenere quando viene inviato. È anche possibile creare un rapporto inattivo che non viene inviato automaticamente ma che può essere creato manualmente da un archivio con le impostazioni del rapporto corrente.

Gli orari programmati in cui il rapporto salvato deve essere inviato possono essere impostati su una vasta gamma di combinazioni, per esempio Il primo giorno di ogni mese 08:00 con il mese precedente.

È anche possibile selezionare i raggruppamenti di risultati e di intervalli con cui il rapporto deve essere creato.

Maggiori informazioni sulle diverse opzioni di pianificazione sono disponibili nelle pagine seguenti

.Interval options

L'ultimo passo è quello di selezionare in quale formato il rapporto deve essere inviato, a seconda del formato Excel selezionato saranno disponibili diverse opzioni secondarie. Alcuni formati hanno il supporto per raggruppamenti di intervalli multipli e grafici. 

Il rapporto viene salvato quando si clicca sul pulsante Salva nell'angolo in basso a sinistra. Dopo che un rapporto è stato salvato verrà caricato nell'editor dei rapporti salvati dove possono essere aggiunti ulteriori programmi ecc. Vedi la pagina Lavorare con i rapporti salvati per maggiori informazioni su come gestirli.

Esportare un Rapporto in Excel

Per esportare un report generato in Excel, vai alla scheda Export. Da lì si può salvare il rapporto come file direttamente dal browser o lasciare che il sistema lo invii come allegato in un messaggio a uno o più indirizzi e-mail.

Un rapporto esportato contiene lo stesso contenuto e le stesse impostazioni che erano visibili e impostate nell'interfaccia utente. Se sono stati selezionati raggruppamenti di intervalli multipli, l'esportazione Excel contiene un foglio per ogni raggruppamento. (Nota che non tutti i formati di esportazione supportano più raggruppamenti di intervallo in un singolo file).

L'esportazione Excel contiene le stesse descrizioni delle colonne dell'interfaccia utente e viene mostrata in Excel passando il mouse sulle intestazioni delle colonne. Le descrizioni delle colonne sono anche disponibili in un foglio chiamato Column descriptions.

 Informazioni riguardo il Report

La scheda Informazioni sul rapporto contiene informazioni sul rapporto caricato e il suo contenuto.

Mostra elenco di specifiche di chiamata

Andando alla scheda Call specification è possibile visualizzare una lista di tutte le chiamate che è inclusa nel rapporto individualmente. Per ragioni di performance la specifica delle chiamate è disponibile solo se il numero totale di chiamate nel rapporto è inferiore a 3000 (in entrata e in uscita riassunte). Per visualizzare la specifica delle chiamate per un periodo più lungo, il rapporto deve essere diviso in diversi rapporti che coprono periodi più brevi.